REGLAMENTO DEL COMITÉ DE DAMAS Y ESPOSAS
ROTARY CLUB ARICA
Introducción:
“El objetivo de Rotary es estimular y fomentar el ideal de servicio como base de toda empresa digna y en particular, estudiar y fomentar:
El conocimiento mutuo y la amistad como ocasión de servir.
La buena fe como norma en los negocios y en las profesiones; el aprecio de toda ocupación útil y la dignificación de la propia en servicio de la sociedad.
La aplicación del ideal de servicio por todos los rotarios a su vida privada, profesional y pública.
La inteligencia, la buena voluntad y la paz entre las naciones por el compañerismo de sus hombres de negocios y profesionales, unidos en el ideal de servicio”
TÍTULO I
DE LAS SOCIAS:
Los Comités lo forman por derecho propio las esposas o parejas de rotarios del Club, viudas de rotarios, madres, hermanas e hijas de rotarios.
Las socias que perdieron el vínculo rotario por separación o divorcio, por renuncia del socio o por su fallecimiento, podrán seguir perteneciendo al comité como socias activas, previa decisión del directorio.
También pueden pertenecer al comité una amiga de una socia, que asista a lo menos a dos sesiones. La presidenta junto con su madrina (socia que la presenta) la visitarán protocolarmente, previo a su ingreso como socia.
Se distinguen 3 tipos de socias:
Socia activa: son las que asisten a las reuniones, cotizan mensualmente las cuotas, colaboran en las actividades del Comité y pueden ser elegidas como directoras.
Socia cooperadora: son aquellas socias que teniendo el vínculo rotario, y por motivos muy justificados y tratados en directorio como: enfermedad, trabajo, o problemas de índole familiar, solicitan por escrito autorización para asistir a reuniones en forma irregular, pero cotizando mensualmente.
Asimismo, las personas que no teniendo vínculo rotario, ni sean socias del comité aportan o colaboran regularmente con el Comité, en este caso su asistencia a reuniones será en calidad de visita.
Socia Honoraria: son aquellas socias que habiendo pertenecido al Comité, a lo menos 30 años, y que por su destacada trayectoria y labor se hacen merecedoras de esta distinción, previa aprobación del directorio.
TÍTULO II
DE LAS REUNIONES:
Cada Comité es libre de determinar el número de reuniones mensuales siendo el mínimo una.
Las reuniones de socias se realizarán el segundo jueves hábil de cada mes. Las reuniones deben ser bien planificadas para que no duren más de dos horas. Y empezar siempre a la misma hora. Las socias deberán llegar puntualmente a la reunión, debiendo justificar su inasistencia o atraso.
Las socias que no puedan asistir a reunión, además de excusarse pueden compensar su asistencia en otro comité durante el mes que corresponda, ya sea en su localidad o fuera de ella.
Servirá como compensación la sesión extraordinaria de la visita de la señora del Gobernador. Asimismo, la asistencia a las actividades para reunir fondos, ayudas sociales, capacitaciones y en general todas las actividades programadas por el Directorio, servirán como compensación.
La secretaria del comité entregará las tarjetas de compensación respectiva.
Cualquier cambio que se produzca en relación a la reunión deberá ser comunicado con la debida antelación o en la sesión anterior.
Las socias que confirman su participación y no asistan a reunión deberán cancelar el valor de las onces.
Las socias que no lleven puesta su insignia deberán pagar una multa, cuyo monto será fijado por el Directorio al inicio del período.
TÍTULO III
DE LA ASISTENCIA A REUNIONES:
La socia activa debe asistir mensualmente a reunión del comité, exigiéndose un 70% de su asistencia para poder participar en la elección del próximo directorio.
No se considera asistencia a reunión a la socia que se presente y se retire antes que la presidenta abra la sesión.
No se considera asistencia, a la socia que se retire a pocos minutos de iniciada la sesión.
Las socias que no asistan a dos sesiones consecutivas sin justificación alguna, el Directorio tendrá la facultad de enviar una carta recordándole sus obligaciones como socia activa. Si las inasistencias persistieran, el Directorio previa conversación y reconviniéndole además por escrito, tomará la decisión de suspenderla como socia activa.
Las socias activas deberán llevar prendida su insignia en todas las reuniones y eventos formales donde estén representando a Rotary.
TÍTULO IV
DE LAS CUOTAS:
En la primera reunión del año rotario(*), es decir julio, el directorio fijará el monto de la cuota que deberá cotizar cada socia mensualmente. No se cancelarán cuotas de los meses de enero y febrero de cada año.
(*) Año rotario: se inicia el 1 de julio del año en curso y finaliza el 30 de junio del año siguiente.
Quedan exentas de este compromiso las socias honorarias.
TÍTULO V
DEL DIRECTORIO
Podrán formar parte del directorio sólo las socias activas y que tengan un 70% de asistencia a las sesiones del año rotario y que hayan cumplido un año de haber ingresado. Además de tener sus cuotas al día.
La elección del directorio será decisión exclusiva de la presidenta electa, con observancia de lo indicado en el punto a).
El Directorio durará un año en sus funciones.
El directorio estará compuesto por: la Presidenta, Vicepresidenta, Secretaria, Tesorera y 5 directoras, entre las cuales 2 pueden cumplir las funciones de pro-secretaria y pro-tesorera, si el directorio así lo determina.
Al hacer la nómina de las candidatas para ocupar los diferentes cargos se recomienda a la presidenta dar preferencia a las esposas de los miembros del directorio del Club, para facilitar el trabajo en conjunto.
Corresponde por derecho propio ser la presidenta a la esposa o pareja del presidente electo del Rotary Club Arica, siempre y cuando no tenga la calidad de rotaria del Club; en tal caso no podrá asumir como Presidenta del Comité de Damas.
También puede ser elegida la presidenta por votación del comité en el caso que la esposa o pareja del presidente decline dicha nominación. Asimismo, si el Presidente no tenga esposa o pareja, o si ésta no es socia del Comité. También, podrá ser elegida presidenta una socia del Comité que sea rotaria de otro club.
La presidenta para conformar su directorio, si así lo desea, puede elegir a la Vicepresidenta, Secretaria, Tesorera y Macero, dando preferencia para la elección de la Vicepresidenta a la esposa del Vicepresidente del Club ya que serán ellos los que deberán representarlos en su ausencia y facilitar el trabajo y las buenas comunicaciones. La Vicepresidenta no necesariamente tiene que ser la presidenta electa, también existe el cargo de Presidenta Nominada o Electa.
El directorio constituido se reunirá mensualmente el 1er. jueves de cada mes, quedando establecido en la primera reunión del año rotario.
La transmisión de mando se realizará en el mes de junio, en el segundo jueves del mes.
k) A contar del primero de julio el nuevo directorio asumirá sus funciones, sin que para tal efecto influya el día de la ceremonia de transmisión.
l) El directorio será el que tome conocimiento, estudie y proponga las soluciones a los problemas que conciernen al comité. Luego se expone ante la asamblea, quien aceptará o rechazará lo planteado.
m)Cualquier moción emergente concerniente al comité podrá ser considerada en asamblea sin que previamente sea tratada en directorio.
TÍTULO VI
ATRIBUCIONES Y DEBERES DEL DIRECTORIO
Velar por la buena marcha del comité.
Mantener cordiales relaciones con el Club Rotario interesándose por sus actividades y trabajando activamente en todo lo que signifique ayuda a la comunidad, amistad en razón de servir.
Propender al adoctrinamiento rotario, presentando en cada reunión un trabajo corto sobre Rotary, su constitución, sus principios y lemas.
Los temas podrán ser tratados por las socias en forma rotativa o como lo estime el directorio.
Se podrán solicitar charlas a un Rotario, o a alguna persona calificada.
En el plan de trabajo debe contemplarse el adoctrinamiento rotario.
Debe hacerse presente en cada reunión los lemas rotarios del Presidente Internacional y el Gobernador en ejercicio.
Estudiar los medios y formas de financiamiento de las obras que se proponga realizar el comité, teniendo presente de no comprometer el nombre de Rotary.
ATRIBUCIONES Y DEBERES DE LA PRESIDENTA
Presidir las reuniones del Directorio y las del Comité.
Representar oficialmente al Comité.
Dar a conocer en la primera reunión de socias el programa de trabajo para el año rotario, elaborado por el directorio para la aprobación del Comité.
Firmar con la secretaria las actas y documentos pertinentes.
Firmar con la tesorera lo relativo a las finanzas.
Presentar al final del período, la memoria anual al Comité.
Preparar un informe de las actividades del Comité para la esposa del Gobernador, cuando ésta realice la visita oficial.
Nombrar, dentro de las socias del Comité, a la Maestro de Ceremonia para los eventos protocolares.
DEBERES Y ATRIBUCIONES DE LA VICEPRESIDENTA
La Vicepresidenta, tendrá las mismas atribuciones y deberes que la presidenta en ausencia de ésta, y será su directa colaboradora.
Supervisar junto con la presidenta el funcionamiento de las distintas comisiones.
DEBERES Y ATRIBUCIONES DE LA PAST-PRESIDENTA
Y PRESIDENTA NOMINADA:
Tanto la past-presidenta, como la presidenta nominada formarán parte del directorio y deberán asistir a todas las reuniones.
La past-presidenta será la voz de la experiencia, y el nexo entre las actividades presentes y futuras del comité.
Dirigir la reunión en ausencia de la Presidenta y Vicepresidenta.
DEBERES Y ATRIBUCIONES DE LA SECRETARIA:
Citar a las sesiones del directorio y comité.
Hacer conjuntamente con la presidenta la tabla para las reuniones de directorio y comité.
Llevar libro de actas y asistencia al día.
Archivar la correspondencia recibida y enviada.
Despachar la correspondencia enviada.
Firmar con la presidenta las actas y documentación del comité.
Colaborar estrechamente con la presidenta
h) Mantener el registro de las socias al día.
i) En los comités grandes en que hay pro-secretaria se compartirán
la labor de común acuerdo con la secretaria.
DEBERES Y ATRIBUCIONES DE LA TESORERA
Cobrar y percibir las cuotas ordinarias y extraordinarias que fije el Directorio, dando siempre los recibos correspondientes. Llevar cuenta prolija en un cuaderno de los dineros que ingresen y egresen. Con número de recibo y comprobantes o boletas.
Presentar, mensualmente un estado de tesorería al directorio y a las socias, y, presentar el balance anual al final del período, siempre firmado por la presidenta y la tesorera.
Realizar las compras, acordadas por el Directorio, en conjunto con la presidenta.
DEBERES Y ATRIBUCIONES DE LAS DIRECTORAS
Colaborar en forma directa con los demás miembros del directorio.
Asistir en forma obligatoria a las reuniones de directorio y comité.
En caso de reiteradas inasistencias a reunión sin justificación con un máximo de tres, la presidente puede solicitar al directorio su reemplazo por otra socia de las que integran el comité y que no tenga tanto trabajo.
Atribuciones y deberes de la Directora de Compañerismo:
Fomentar el compañerismo y las buenas relaciones entre las socias.
Saludar a las socias para sus cumpleaños y aniversarios de matrimonio en la reunión mensual.
Preocuparse cuando una socia se encuentre enferma, acompañar a la Presidenta ante un hecho sobresaliente en la vida personal de la socia, si es posible.
Atribuciones y deberes de la Directora de Relaciones Públicas:
Ser el nexo entre el comité y la comunidad.
Trabajar en conjunto con la secretaria para hacer llegar los agradecimientos a las instituciones o personas que colaboran con el Comité.
Hacer público los eventos más destacados del comité en la comunidad.
Atribuciones y deberes de la Directora de Servicio a la Comunidad:
Será el nexo con las instituciones que el directorio en ejercicio determine ayudar.
Deberá visitar personalmente acompañada por alguna socia las instituciones, para conocer en el terreno mismo las necesidades que ellas presenten, y que el comité pueda solucionar.
Dar cuenta en reunión de directorio y comité, las funciones y objetivos de cada una de estas instituciones con el fin de que cada socia del comité se entere a quienes y cuanto se ayuda.
Atribuciones y deberes de la Directora del Boletín:
Publicar mensualmente el boletín.
Tratar que se publiquen temas de adoctrinamiento rotario, fechas gratas, trabajos realizados por las socias, actualidad y una crónica de secretaría o acta, donde se destaque lo más importante de las sesiones.
Formar un archivo con los boletines mensuales editados.
Atribuciones y deberes de la Directora de la Macería:
Será la encargada del té y el arreglo de la sede.
Llevará un registro o inventario de los bienes propios del comité.
TÍTULO VII
DISPOSICIONES GENERALES
Cuando visite el comité la esposa del gobernador en ejercicio, deberá reunirse el directorio y si es posible el comité con ella, a fin de recibirla y conocer la información rotaria que ella desee impartir, a la vez darle a conocer las actividades del comité, y formularle las consultas pertinentes. Esta reunión deberá hacerse separada y simultáneamente con la Asamblea del Club y el Gobernador.
Cualquier punto no previsto en el presente Reglamento, dudas o dificultades que surgiere, será sometida a conocimiento del directorio y resuelto por éste.
El Comité podrá declararse en receso en los meses de enero y febrero.